1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Spółka prowadzi i organizuje Szkołę Psychoterapii Humanistycznej RELATIO.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@szkolarelatio.pl albo pisemnie na adres siedziby Administratora.

Ze względów bezpieczeństwa Administrator może odmówić udzielenia telefonicznie szczegółowych informacji dotyczących danych osobowych, jeżeli nie jest możliwa bezpieczna i jednoznaczna identyfikacja osoby, której dane dotyczą.

2. Zakres stosowania Polityki

Polityka dotyczy serwisu szkolarelatio.pl oraz formularzy i funkcjonalności dostępnych w tym serwisie, w szczególności:

• formularza kontaktowego lub formularza „Zadaj pytanie”;
• formularza „Pobierz informator”;
• formularzy „Zapisz się”, „Zgłoś się” lub innych formularzy rekrutacyjnych;
• korespondencji e-mail i kontaktu telefonicznego zainicjowanego przez użytkownika;
• komunikacji dotyczącej programu szkoły, rekrutacji i materiałów informacyjnych;
• plików cookies i podobnych technologii wykorzystywanych w serwisie;
• profili RELATIO w mediach społecznościowych, w zakresie opisanym w niniejszej Polityce.

Serwis ma charakter informacyjny, kontaktowy i rekrutacyjny. Niniejsza Polityka nie zastępuje odrębnych informacji lub dokumentów przekazywanych kandydatom albo uczestnikom na dalszych etapach procesu rekrutacyjnego, zawierania umowy lub realizacji szkolenia.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres danych zależy od tego, z jakiej funkcji serwisu korzystasz i jakie dane samodzielnie nam przekażesz.

3.1. Korzystanie z serwisu

Podczas zwykłego przeglądania serwisu mogą być przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, data i czas wizyty, adresy odwiedzonych podstron, dane zapisane w logach serwera oraz informacje wynikające z plików cookies lub podobnych technologii.

3.2. Formularz kontaktowy i „Zadaj pytanie”

W przypadku kontaktu przez formularz możemy przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, temat wiadomości, treść pytania oraz inne dane dobrowolnie podane w wiadomości. Formularze kontaktowe nie służą do przekazywania danych szczególnych kategorii, w szczególności danych o zdrowiu, przebiegu terapii, diagnozach, życiu seksualnym, przekonaniach, poglądach ani innych informacji wrażliwych. Jeżeli mimo to takie dane zostaną dobrowolnie przekazane, Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie koniecznym do obsługi wiadomości, ochrony praw lub wykonania obowiązków prawnych.

3.3. „Pobierz informator”

W celu udostępnienia informatora możemy przetwarzać dane podane w formularzu, w szczególności imię, adres e-mail oraz — jeżeli formularz zawiera takie pole — numer telefonu. Dane są wykorzystywane do wysłania materiału informacyjnego, obsługi zapytania oraz ewentualnego kontaktu dotyczącego przekazanego zainteresowania ofertą RELATIO. Komunikacja marketingowa niezwiązana bezpośrednio z obsługą zapytania wymaga odrębnej podstawy prawnej, w szczególności zgody, jeżeli jest ona wymagana.

3.4. Zapisy, zgłoszenia i rekrutacja

W przypadku formularzy zapisu, zgłoszenia zainteresowania lub rekrutacji możemy przetwarzać dane niezbędne do obsługi procesu rekrutacyjnego, w szczególności: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść zgłoszenia, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach, doświadczeniu zawodowym, preferencjach organizacyjnych oraz inne informacje wymagane na danym etapie rekrutacji. Na dalszym etapie procesu, jeżeli kandydat przechodzi do formalnej rekrutacji lub zawarcia umowy, Administrator może przetwarzać dodatkowe dane wymagane do oceny spełnienia warunków udziału w szkoleniu, przygotowania dokumentów, zawarcia i realizacji umowy, rozliczeń lub wykonania obowiązków prawnych, np. adres zamieszkania, adres korespondencyjny, datę urodzenia, PESEL, dane do faktury, informacje o dyplomie lub wykonywanym zawodzie — wyłącznie wtedy, gdy jest to rzeczywiście potrzebne na danym etapie.

3.5. Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli w serwisie zostanie udostępniony newsletter albo osobna zgoda na komunikację marketingową, możemy przetwarzać adres e-mail oraz inne dane wskazane w formularzu w celu wysyłki informacji o RELATIO, wydarzeniach, rekrutacji, materiałach edukacyjnych lub innych inicjatywach. Zgoda może być w każdej chwili wycofana.

3.6. Media społecznościowe

Jeżeli obserwujesz profile RELATIO, komentujesz wpisy, wysyłasz wiadomości albo korzystasz z funkcji portali społecznościowych, możemy przetwarzać dane widoczne w Twoim profilu, treść interakcji, komentarze, reakcje oraz dane udostępniane przez operatora danego portalu zgodnie z jego zasadami.

4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Poniżej przedstawiamy najważniejsze cele przetwarzania danych w związku z działaniem serwisu i obsługą użytkowników.

4.1. Obsługa formularza kontaktowego, formularza „Zadaj pytanie” i korespondencji

Przetwarzamy dane kontaktowe, treść wiadomości i dane techniczne korespondencji w celu udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia bieżącej komunikacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań. Dane są przetwarzane przez czas obsługi sprawy, a następnie nie dłużej niż przez okres potrzebny do wykazania przebiegu komunikacji lub obrony roszczeń; co do zasady do 3 lat od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów lub charakteru sprawy.

4.2. Udostępnienie informatora i materiałów informacyjnych

Przetwarzamy imię, adres e-mail, numer telefonu, jeżeli został podany, oraz informacje techniczne związane z formularzem. Celem jest wysłanie materiału informacyjnego i obsługa zapytania użytkownika. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wykonania usługi żądanej przez użytkownika oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie kontaktu dotyczącego zapytania i ochrony roszczeń. Dane są przetwarzane przez czas potrzebny do wysłania materiału i obsługi zapytania, a następnie przez okres potrzebny do wykazania realizacji usługi lub obrony roszczeń.

4.3. Obsługa zapisów, zgłoszeń i procesu rekrutacyjnego

Przetwarzamy dane identyfikacyjne, kontaktowe, informacje przekazane w zgłoszeniu oraz dane wymagane na kolejnych etapach rekrutacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy i ewentualna realizacja umowy — oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie organizacji rekrutacji i ochrony roszczeń. Dane są przetwarzane przez czas trwania rekrutacji, a następnie przez okres potrzebny do kontaktu, wykazania przebiegu procesu lub obrony roszczeń. Dane osób przyjętych mogą być przetwarzane przez okres realizacji umowy oraz okresy wymagane przepisami.

4.4. Przygotowanie i zawarcie umowy, rozliczenia, dokumenty księgowe

Przetwarzamy dane identyfikacyjne, adresowe, rozliczeniowe, dane do faktury i dane wymagane w umowie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie zawarcia i realizacji umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków prawnych, rachunkowych i podatkowych. Dane są przetwarzane przez czas trwania umowy oraz przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i cywilnych.

4.5. Wydawanie zaświadczeń, certyfikatów lub dokumentów potwierdzających udział w szkoleniu

Przetwarzamy dane identyfikacyjne uczestnika oraz informacje o ukończeniu szkolenia lub etapu szkolenia. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli realizacja umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie wykazania faktu wydania dokumentu. Dane są przechowywane przez okres potrzebny do wykazania wydania dokumentu i ochrony roszczeń; w uzasadnionych przypadkach przez dłuższy okres wynikający z charakteru dokumentacji szkoleniowej.

4.6. Newsletter i marketing drogą elektroniczną

Przetwarzamy adres e-mail, imię, preferencje komunikacyjne i historię zgód. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda, a w zakresie marketingu bezpośredniego także art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli ma zastosowanie. Komunikacja elektroniczna prowadzona jest z uwzględnieniem przepisów Prawa komunikacji elektronicznej. Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu albo zakończenia świadczenia danej usługi komunikacyjnej.

4.7. Analityka, statystyka i pomiar działania serwisu

Przetwarzamy dane cookies, identyfikatory online, informacje o aktywności w serwisie oraz dane zbiorcze. W przypadku narzędzi wymagających zgody podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy Prawa komunikacji elektronicznej. W zakresie podstawowych statystyk technicznych podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane są przetwarzane przez okres wskazany w narzędziu cookies/Complianz lub przez okres niezbędny do sporządzenia statystyk, zależnie od rodzaju narzędzia i zgody.

4.8. Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom i ochrona infrastruktury

Przetwarzamy adres IP, logi serwera, dane techniczne urządzenia i informacje o zdarzeniach bezpieczeństwa. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu i systemów. Dane są przetwarzane przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy incydentów i ochrony roszczeń.

4.9. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Przetwarzamy dane potrzebne do wykazania faktów, przebiegu komunikacji, zawarcia lub wykonania umowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane są przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń albo czas trwania właściwych postępowań.

4.10. Realizacja obowiązków prawnych

Przetwarzamy dane wymagane przez przepisy prawa, np. rachunkowe, podatkowe, konsumenckie lub dotyczące ochrony danych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane są przetwarzane przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach konieczne do skorzystania z określonej funkcji serwisu. Brak podania danych wymaganych w formularzu może uniemożliwić wysłanie informatora, udzielenie odpowiedzi, obsługę zgłoszenia lub udział w procesie rekrutacji.

Dane oznaczone jako opcjonalne nie są konieczne do wysłania formularza, ale mogą ułatwić kontakt lub doprecyzowanie sprawy.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu serwisu i obsłudze działalności RELATIO, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu. Mogą to być w szczególności:

• dostawcy hostingu, utrzymania strony internetowej, poczty elektronicznej i usług IT;
• dostawcy formularzy, systemów CRM, narzędzi mailingowych lub narzędzi do obsługi zgłoszeń, jeżeli zostaną wdrożone;
• dostawcy systemów bezpieczeństwa, antyspamowych i antybotowych;
• dostawcy narzędzi analitycznych lub marketingowych, np. Google lub Meta, wyłącznie w zakresie wynikającym z konfiguracji serwisu i zgód użytkownika;
• dostawcy narzędzia do zarządzania zgodami cookies, w szczególności Complianz;
• dostawcy usług księgowych, prawnych, administracyjnych i doradczych;
• dostawcy narzędzi do podpisywania dokumentów lub obsługi umów, jeżeli są wykorzystywani na dalszym etapie rekrutacji albo zawierania umowy;
• organy publiczne, sądy lub inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora powinny działać na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych albo innych właściwych instrumentów prawnych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator dąży do korzystania z usług i infrastruktury zapewniających przetwarzanie danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektóre narzędzia zewnętrzne, w szczególności usługi dużych dostawców technologicznych, mogą jednak wiązać się z przekazywaniem danych poza EOG albo dostępem do danych z państw trzecich.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych, dodatkowych zabezpieczeń albo innych instrumentów dopuszczonych przez przepisy.

Dotyczy to w szczególności narzędzi takich jak Microsoft 365, Google Analytics, Google Tag Manager, Google Search Console, Google Maps, Google Ads, Meta Pixel lub narzędzia społecznościowe — o ile zostaną wdrożone w serwisie albo użyte w komunikacji z użytkownikiem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Ci prawa wynikające z RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania nieprawidłowych danych;
• prawo żądania usunięcia danych;
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• prawo cofnięcia zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Żądania dotyczące praw można kierować na adres: biuro@szkolarelatio.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników serwisu decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli w serwisie zostaną wdrożone narzędzia marketingowe, remarketingowe lub analityczne, mogą one wspierać profilowanie marketingowe albo statystyczne, np. przez przypisanie użytkownika do określonej grupy odbiorców. Takie działania będą prowadzone wyłącznie w zakresie wynikającym z konfiguracji narzędzia i zgód użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie. Cookies są niewielkimi plikami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika albo odczytywanymi z tego urządzenia podczas korzystania z serwisu.

W serwisie mogą być stosowane następujące kategorie cookies:

• cookies niezbędne — wymagane do prawidłowego działania serwisu, bezpieczeństwa, formularzy, zapamiętania ustawień zgód lub utrzymania podstawowych funkcji strony;
• cookies analityczne — służące do pomiaru oglądalności, statystyk i poprawy działania serwisu;
• cookies marketingowe — służące do prowadzenia działań reklamowych, remarketingu, pomiaru skuteczności kampanii lub integracji z narzędziami reklamowymi;
• cookies funkcjonalne lub zewnętrzne — związane np. z mapami, osadzonymi treściami, mediami społecznościowymi albo dodatkowymi funkcjami strony, jeżeli zostaną wdrożone.

Cookies niezbędne mogą być stosowane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub zapewnienia transmisji komunikatu. Cookies analityczne, marketingowe i inne opcjonalne technologie są uruchamiane zgodnie z ustawieniami narzędzia Complianz i wymagają zgody, jeżeli jest ona wymagana przez przepisy.

Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą banera cookies lub panelu preferencji udostępnionego w serwisie, a także przez ustawienia swojej przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

11. Narzędzia zewnętrzne

Serwis może korzystać z narzędzi zewnętrznych, w zależności od aktualnej konfiguracji strony. Mogą to być w szczególności:

• Complianz — zarządzanie zgodami cookies i dokumentacja cookies;
• Google Search Console — monitorowanie widoczności serwisu w wynikach wyszukiwania;
• Google Analytics 4 — analityka ruchu, jeżeli zostanie wdrożona i skonfigurowana zgodnie z wymogami zgód;
• Google Tag Manager — zarządzanie tagami, jeżeli zostanie wdrożony;
• Google Maps — mapa lub lokalizacja, jeżeli zostanie osadzona w serwisie;
• Meta/Facebook/Instagram — profile społecznościowe, osadzone treści lub narzędzia reklamowe, jeżeli zostaną wdrożone;
• Microsoft 365 — obsługa poczty, dokumentów i komunikacji organizacyjnej;
• narzędzia antyspamowe lub bezpieczeństwa, jeżeli zostaną wdrożone w celu ochrony formularzy.

Nie każde narzędzie wymienione powyżej musi być aktywne w serwisie w każdym czasie. Faktyczny zakres wykorzystywanych cookies i narzędzi powinien być zgodny z konfiguracją Complianz oraz aktualną konfiguracją strony.

12. Media społecznościowe

RELATIO może prowadzić profile w mediach społecznościowych, np. Facebook, Instagram, LinkedIn lub innych portalach. Korzystając z tych profili, podlegasz również zasadom prywatności operatora danego portalu.

Administrator może przetwarzać dane użytkowników profili społecznościowych w celu prowadzenia profilu, komunikacji, odpowiadania na wiadomości i komentarze, informowania o działalności RELATIO, budowania relacji z odbiorcami, prowadzenia statystyk profilu oraz ochrony praw Administratora.

Podstawą przetwarzania jest najczęściej art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji i informowaniu o działalności RELATIO, a w przypadkach wymagających zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem. Środki te są dobierane z uwzględnieniem charakteru danych, ryzyk związanych z ich przetwarzaniem oraz dostępnych rozwiązań technicznych.

Użytkownik powinien korzystać z serwisu w sposób rozważny i nie przekazywać przez formularze informacji, które nie są potrzebne do obsługi sprawy, w szczególności danych szczególnie chronionych, jeżeli Administrator wyraźnie o nie nie prosi.

14. Linki do innych stron i treści osadzone

Serwis może zawierać linki do innych stron internetowych lub treści osadzone z serwisów zewnętrznych. Korzystanie z takich stron lub treści może wiązać się z przetwarzaniem danych przez podmioty trzecie na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności.

15. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może zmieniać Politykę prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, funkcjonalności serwisu, wykorzystywanych narzędzi, zakresu usług, danych Administratora lub praktyk przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w serwisie. Jeżeli zmiany będą istotne, Administrator może poinformować o nich użytkowników w sposób adekwatny do charakteru zmian i dostępnych danych kontaktowych.

Aktualna lista plików cookies

Aktualna lista plików cookies znajduje się w Polityka plików cookies.